CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general informativa o
Normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades
Internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y
Asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño
Carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Secretario
General o el Director General y las externas se deben elaborar en papel con
Membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Director General
MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm.
PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del
borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas
debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s subsiguiente(s).
PARTES DE LA CIRCULAR
ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, sólo para circulares internas. No se hace
necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel
membreteado.
TÍTULO Y NÚMERO: Título ¨CIRCULAR¨, centrado, en mayúscula sostenida sin
negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la Secretaría
General. (Número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia
con 001 cada año).
CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo
se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la circular interna o
externa según sea el caso, separando estos dos números con un punto.
CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma ( , ) se
escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el Grupo
de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia.
DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas,
etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas).
ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras,
con mayúscula inicial y sin subrayar.
TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el
texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por
Circular.
DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , )
(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil
colaboración.)
DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No
utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con
mayúscula inicial.
ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del
apellido.
NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.
EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA
CIRCULAR INTERNA No. 001
300-01.01
Bogotá D.C, 3 de junio de 2002
PARA FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DEL AGN.
Asunto: Utilización del Carné.
Se recuerda a todos los funcionarios y contratistas del Archivo General de la Nación, que es obligación portar el carné en un lugar visible mientras permanezca en las instalaciones de la Institución. La no observancia de esta obligación es causal de mala conducta y además, éste es requisito indispensable para poder ingresar a la Institución a prestar el servicio contratado.
Sin otro particular,
ELSA MORENO SANDOVAL
Secretaria General.
Jenny A.
EJEMPLO DE CIRCULAR EXTERNA
CIRCULAR EXTERNA No. 001
200-01.02
Bogotá D.C,
PARA: ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL
Asunto: Presentación de Tabla de Retención Documental
En cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1382 de 1995, por el cual se fijan plazos para que las entidades del orden nacional presenten al Archivo General de la Nación las Tablas de Retención Documental, invitamos a una serie de reuniones periódicas a los Jefes de Archivo de las Entidades del Orden Nacional. Dichas reuniones se realizarán en las instalaciones del Archivo General de la Nación, ubicado en la carrera 6 No. 6 - 91, Bogotá D.C. Allí se plantearán los lineamientos generales para la realización y presentación de Tablas de Retención.
Cordial Saludo,
JORGE PALACIOS PRECIADO
Director General.
Anexo: dos folios (Fotocopia Decreto 1382 de 1995).
Olga R.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE ACTA
ACTA: Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos
Administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta.
- MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Derecho e Inferior 2.5 cm.
- PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.). De dos a tres interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s).
PARTES DEL ACTA
ENCABEZADO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida y sin negrilla ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN.
TÍTULO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida el nombre del organismo y el
carácter de la reunión.
ACTA No.: Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y sin negrilla ACTA No.__ .
Escribir el número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con
01 cada año.
FECHA: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma ( , ) donde se
realizó la reunión.
HORA: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera de las
Siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas.
- LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión.
- ASISTENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del
organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que
ocupa en el organismo. (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula).
Seguidamente y con guión ( - ) se citará su calidad de integrante en el comité.
- INVITADOS: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula.
- AUSENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del
organismo que no asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma ( , ) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guión ( - ) se citará su calidad de integrante en el comité. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
- ORDEN DEL DÍA: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios
(Verificación de quórum y Lectura y aprobación del acta anterior) los mismo que los
temas a tratar en dicha reunión.
- DESARROLLO: Con números arábigos identificar cada punto del desarrollo del texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos (Escribir en tiempo pasado).
- CONVOCATORIA: Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el
Lugar de la próxima reunión.
- FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir el nombre completo de los firmantes
Responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el organismo.
NOTA: En el espacio dejado sobre el nombre, los firmantes deben estampar su autógrafo o rúbrica (con esfero o bolígrafo cuya tinta sea negra).
- DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Finalmente se escribe el nombre la primera letra del
apellido del transcriptor.
ASPECTOS GENERALES:
Toda Acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detalles intrascendentales. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias.
Se anota el nombre completo de la persona que presenta una moción o proposición, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.
Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el número de votos en contra o en blanco.
EJEMPLO DE ACTA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
REUNIÓN ORDINARIA DE
COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS
ACTA No. 0001
FECHA: Bogotá D.C., 27 de febrero de 2010
HORA: 11:30 a 16:30 Horas
LUGAR: Archivo General de la Nación, oficina de Dirección General
ASISTENTES:
JORGE PALACIOS PRECIADO, Director General - Presidente.
WILLIAM MARTÍNEZ JIMÉNEZ, Jefe División de Clasificación
JAIRO EDUARDO PENAGOS, Profesional Universitario División de
INVITADOS: ELSA MORENO SANDOVAL, Secretario General AGN,
JOSÉ ALEXANDER MELO CASTRO, Jefe Grupo de Correspondencia y Archivo.
AUSENTES: CLARA INÉS CASILIMAS, Profesional Especializado División de
Clasificación y Descripción.
ORDEN DEL DÍA:
1o. Verificación de Quórum
2o. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior
3o. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de
DESARROLLO:
1o. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.
2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.
3o. Fue presentado el concepto técnico y la Tabla de Retención Documental de _________________ y al respecto se ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 21 de mayo del 2002, a partir de las 9:00 a.m., en la Oficina de Dirección General del Archivo General de la Nación.
JORGE PALACIOS PRECIADO
Presidente Secretario
Ivonne C
