PLAN NEGOCIO SENA
Introducción
El siguiente plan de negocio, buscó una necesidad del servicio en cuanto al técnico profesional que actualmente estamos desarrollando.
La falencia de la organización documental a nivel nacional nunca ha sido un misterio, por el contrario ha sido una necesidad a la cual no se ha dado cumplido satisfactorio; a raíz de esto no hemos planteado un tipo de servicio que pueda beneficiar a las empresas públicas y privadas que cumplan funciones públicas que cuentan con desorden y mala organización en sus depósitos de archivo.
Nombre del plan negocio
Quindío Archiva S.A.S
Descripción del plan negocio
Con el plan de negocio Quindío Archiva S.A.S, queremos satisfacer una necesidad evidente en el área administrativa, como lo es el proceso de organizar, tramitar y almacenar los documentos administrativos de pequeñas y medianas empresas, generando oportunidades estas instituciones de la región para que puedan dar cumplimiento oportuno a la normatividad vigente.
Misión
Contribuir con la organización de los documentos de las pequeñas y medianas empresas de la región, mediante un excelente servicio basado en el cumplimiento de la normatividad vigente que rige la administración documental a nivel nacional.
Visión
Quindío Archiva S.A para el año 2015 será una empresa líder a nivel nacional en la administración de documentos, ofreciendo un servicio oportuno, eficiente y eficaz que garantice la satisfacción de los clientes.
Política de calidad
En la empresa Quindío Archiva S.A.S, nos dedicamos a la organización y tramitación de documentos con la mayor eficacia posible para satisfacer las expectativas de nuestros clientes, ofreciendo nuestros servicios cuyo método de trabajo esta basado en la ley 594 del Archivo General de la Nación, con el objetivo de garantizar la normatividad archivística del Estado, donde prevalece la mejora continúa en todos nuestros procesos, brindando mayor eficiencia y efectividad a los usuarios.
Objetivos generales
· Mejorar la eficiencia de las empresas o microempresas beneficiadas con nuestro servicio.
· Aportar al departamento un servicio de óptima calidad y ser partidarios del manejo idóneo, integral y eficaz de los archivos y sus manejos administrativos.
Necesidad identificada
Dadas las necesidades empresariales para el manejo adecuado del archivo, nuestra empresa actúa en forma eficiente en los ámbitos de organizar y tramitar los documentos para que dichos documentos tengan una buena presentación y organización para que el cliente tenga una buena imagen de la empresa donde se encuentra.
Valores Corporativos
Los valores corporativos de nuestra empresa, según nuestro tipo de servicio son los siguientes:
- La calidad en nuestros servicios.
- El eficiente uso de la tecnología como aliada principal.
- Idoneidad.
- Responsabilidad social.
- Confianza de nuestros clientes hacia la empresa.
- Discreción con la información que se nos haya sido brindada.
Eslogan
“organizamos para mejorar”
Logotipo de la empresa
Necesidades y requerimientos
Por el momento, lo más esencial para el normal desarrollo de la empresa, son los siguientes cargos:
Gerente: Persona que lleva la gestión administrativa de la empresa, encargada de controlar las funciones, cargos u ocupaciones como la administración de contratación.
Secretaria (o): Persona encargada de escribir la correspondencia, extender las actas, dar fe de los acuerdos y custodiar los documentos de la empresa.
Administrativos: Ayudaran a controlar la empresa supervisando las funciones normales que se deben ejecutar.
Contador financiero: Será contratado por periodos establecidos por la administración de la empresa.
Asesores Comerciales: Al principio será ejecutado por el gerente y administradores de la empresa que estarán preparados para ello por sus estudios.
Auxiliares: Colaboraran en la empresa de manera que faciliten algunas funciones.
Organigrama
Plan de compras objetos no devolutivos
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Objetos
|
Numero
|
Precio Total
|
Computadoras
|
4
|
$6.000.000
|
Mesas
|
4
|
$1.400.000
|
Sillas
|
8
|
$1.200.000
|
Mesa de juntas
|
1
|
$600.000
|
Sillas para mesa de juntas
|
6
|
$900.000
|
Impresoras
|
2
|
$380.000
|
Escáner
|
1
|
$280.000
|
Televisor LED 50”
|
1
|
$3.500.000
|
Video beam
|
1
|
$1.800.000
|
Archivadoras
|
2
|
$1.600.000
|
Tablero Acrílico
|
1
|
$350.000
|
Estabilizadores
|
4
|
$200.000
|
Memorias USB
|
8
|
$200.000
|
Plan de compras de objetos de consumo
| ||
Objeto
|
Numero
|
Precio total
|
Lápices
|
20
|
$16.000
|
Esferos
|
20
|
$16.000
|
Folios
|
30
|
$12.000
|
Carpetas
|
40
|
$12.000
|
Ganchos Engrapadora
|
15
|
$15.000
|
Resaltadores
|
5
|
$7.500
|
Sello radicador
|
2
|
$10.000
|
Sello común
|
2
|
$10.000
|
Cojín de tinta
|
2
|
$7.500
|
Resmas de papel
|
5
|
$40.000
|
Cartuchos
|
4
|
$112.000
|
Talonarios personalizados
|
150
|
$90.000
|
marcadores
|
10
|
$30.000
|
CD´s
|
250
|
$100.000
|
Ubicación de la empresa:
Carrera 25 calle 42 38
Infraestructura
En total se requiere de 3 habitaciones y un baño, de las habitaciones la principal tendrá la función de sala de juntas, a otra se le asignara la función de oficina del gerente y estará dividida por un Drivol con fines de economizar también se tendrá en la misma la sección de la secretaria, la ultima de las tres habitaciones se busca que sea principalmente sin ventanas aislada del exterior y con un ambiente hermético para que esta sea adecuada para el almacenamiento del archivo interno de la empresa.
En Quindío Archiva S.A.S por medio de este manual da a conocer las instrucciones para el manejo adecuado de nuestras unidades documentales, basándose en las pautas y requisitos establecidos por la ley y con los diferentes acuerdos expedidos con el fin de orientar a la organización documental.
Organización de los archivos:
Las series y asuntos en los cuales se divide el fondo de la empresa son:
Series:
· Compras
· Contratos
· Hojas de vida
· Libros contables
· Oficios
· Servicios
Asuntos:
· Memorandos circulares
· Permisos
· Incapacidades, E.T.C.
Definición de las series:
Compras:
Contratos: figura que define el acuerdo de voluntades destinado a producir efectos jurídicos, en estas series se encontraran en defecto los respectivos contratos de empleados y
Archivo de Gestión
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras y otras que las soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Organización de los archivos de Gestión:
1. Recepción y/o elaboración de un documento.
2. Abrir expediente con el documento para lo cual es necesario identificar y agrupar y llevarles el control debido en la tabla de retención documental y ser bien agrupada en donde corresponda su ubicación ya sea en series, sub-series o asuntos.
a) Serie: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones especificas.
b) Sub-Series: unidades documentales que derivan de las series que reúnen documentos de estructura y contenidos homogéneos.
c) Asuntos: conjunto de documentos que guardan la misma relación con la misma función de la oficina y se da cuando no se puede identificar series y sub-series
d) Tabla de retención documental: listado de series y sus diferentes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo
3. Abrir expediente e ingresar los folios en su lugar propio según sus características. Se ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar los desarrollos de los tramites. Se deberá colocar el documento más antiguo en la primera posición del expediente y el más actualizado será el último.
4. La portada del expediente deberá tener la siguiente información:
a) Fondo
b) Sección
c) Sub-sección
d) Serie
e) Sub-serie
f) Asunto
g) Numero de expediente
h) Numero de folios
i) Fechas extremas
5. La foliación es una operación de ordenación que tiene como principal objetivo ser una herramienta de identificación y control y consiste en varios estilos de organización como enumerar consecutivamente o cronológicamente teniendo en cuenta que cada unidad documental ira ascendentemente en carpeta, legajo, libro entre otros.
6. Archivo: al conformar el archivo se deberá elaborar un inventario de las carpetas y expedientes, teniendo en cuenta los anteriores métodos de agrupación documental.
7. Consulta de documentos: la consulta de los documentos de archivos de gestión realizadas por ciudadanos o dependencias administrativas, deberá hacerse permitiendo el acceso a los documentos y a que se le expidan copias o fotocopias si así lo desea el interesado siempre y cuando no tengan carácter de reserva. Si se requiere transportar documentos a otras dependencias en calidad de préstamo se deberá tener el siguiente formato:
PRESTAMO DE DOCUMENTOS No.
DEPENDENCIA
| ||||
FECHA PRESTAMO
|
DETALLE
|
FOLIOS No
|
RESPONSABLE
|
FECHA DE DEVOLUCION
|
Descripción completa del expediente
|
Total de hojas
|
A quien se resta el documento
| ||
8. Caducidad del tiempo de retención: Estará dada por la TRD de cada dependencia de la empresa.
9. Disposición final: La disposición final de los documentos, será decidida por los directivos de la empresa, buscando siempre la eliminación más conveniente tanto para la empresa como para el medio ambiente.
